Como fazer cobrança do jeito certo [modelo grátis]

Com o aumento da inadimplência, as instituições precisam ter em mãos um modelo de carta de cobrança amigável para aumentar as chances de receber o dinheiro devido dos pais e agilizar seus processos.

A cobrança de forma escrita é sempre a melhor, por servir de documentação de contato feito com o responsável e pode ser anexado em um possível processo judicial. De forma escrita, temos a opção de enviar por correios ou e-mail, este último é a forma mais rápida e barata. Com a tecnologia de hoje, as escolas que tem um aplicativo também podem mandar essas notificações instantaneamente.

Ao final desde post, você vai poder baixar um modelo de carta de cobrança amigável para sua escola, em formato .doc (Word). Este arquivo contém 2 modelos para você copiar e colar no seu e-mail ou imprimir.

Mas antes de baixar, veja as seguintes recomendações:

Recomendações

1 – Apresentação da carta

Se você optar por enviar por correio, tome muito cuidado com as informações apresentadas no envelope. Só no interior da correspondência deve ficar claro que o assunto em questão é uma dívida. Caso contrário, uma terceira pessoa (carteiro, vizinho ou familiar, por exemplo) pode ter conhecimento da situação, o que desrespeita o Código de Defesa do Consumidor (CDC).

1.1 – Tom da mensagem

Mencionando o CDC, é tomar muito cuidado também na redação da mensagem de cobrança. Use um tom direto, mas amigável e sem agressividade. Tome como base o artigo 42 do CDC, que diz o seguinte:

“Na cobrança de débitos, o consumidor inadimplente não será exposto a ridículo, nem será submetido a qualquer tipo de constrangimento ou ameaça.”

Dependendo da gravidade da ameaça, ou se houver coação ou inclusão de informações falsas, a empresa desrespeita o artigo 71 do CDC, e o responsável pode pegar de três meses a um ano de detenção, além de pagar multa.

2 – Passo a passo

A escola deve ter consciência de que a inadimplência é algo que tende a acontecer e, por essa razão, não deve esperar sua ocorrência para pensar no que vai fazer, caso a caso. A instituição precisa ter procedimentos internos preestabelecidos. Não há como administrar a inadimplência limitando-se à tentativa de cobranças ao final do ano letivo ou na ocasião da matrícula para o ano seguinte. Dessa forma, sugerimos que sejam adotados os seguintes passos:

2.1 — No momento em que o pai/responsável deixa de pagar duas mensalidades (ou seja, após o vencimento da segunda), a escola deve enviar-lhe a carta, informando que há duas mensalidades escolares pendentes e que o acúmulo desse débito pode trazer dificuldades maiores. Na correspondência, convém sugerir ao pai/responsável que procure a escola para tratar do assunto para que, juntos, cheguem a uma solução para o problema.

2.2 — Ao ter uma mensalidade vencida por 90 dias, o pai/responsável deve ser formalmente notificado sobre esse débito mediante correspondência com comprovante de entrega, constando expressamente na carta um prazo exíguo (sugerimos dez dias) para quitação dos débitos, sob pena de ficar caracterizada a mora. Nessa carta, deve constar que, se o pai/responsável não comparecer à escola para regularizar a situação, estará sujeito às sanções previstas em lei e no contrato de prestação de serviços, o que permitirá a inclusão de seu nome junto ao cadastro de inadimplentes do serviço de proteção ao crédito e emissão de duplicata com o consequente protesto do título junto ao cartório competente.

2.3 — Se o pai/responsável não fizer o pagamento dos débitos, após a inclusão do seu nome no serviço de proteção ao crédito, com ou sem o protesto do título, a escola deve iniciar a cobrança judicial, pois nada impede que a escola mantenha o aluno em seu quadro e, ao mesmo tempo, faça uso do direito de cobrar aquilo que lhe é devido.

Essas medidas simples, quando tomadas de forma rotineira e automática, têm gerado bons resultados às instituições que as adotaram. Sobre as sugestões apresentadas, vale lembrar que a Lei n.º 9.870/99 somente autoriza a inclusão do devedor no cadastro dos inadimplentes depois de decorridos 90 dias do vencimento, razão pela qual os prazos sugeridos levam em conta as disposições legais vigentes.

Quanto à cobrança judicial, ao contrário do que se pensa, não há razão para as escolas ficarem constrangidas, pois o devedor é o pai ou responsável e não o aluno. Ilegal e talvez pouco ético seria constranger a criança, mas isso não será feito, uma vez que a cobrança judicial será dirigida ao responsável pela inadimplência.

Quando sugerimos que as cartas aos devedores sejam enviadas pelo correio, estamos elidindo eventual alegação de dano moral sob o argumento de que as correspondências foram encaminhadas por intermédio do estudante. Dessa forma, separam-se as relações aluno/escola e contratante/escola. Convém ainda, além de relacionar e especificar os débitos (com o valor principal, juros e correção) em todas as correspondências, acrescentar nelas a ressalva de que, em caso de já terem sido quitados os débitos, os responsáveis devem informar o pagamento à instituição e desconsiderar a carta que lhes foi encaminhada.

Modelo de carta de cobrança amigável para escolas

Com base nessas recomendações, elaboramos o modelo de carta de cobrança amigável para escolas, usando uma linguagem que conscientize o responsável sobre a importância de se manter adimplente.

Baixe e use como quiser, esperamos que seja útil para sua instituição!



 

Recomendações finais

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