Como manter minha secretaria escolar em ordem?

Como manter minha secretaria escolar em ordem?

A secretaria escolar é o coração das instituições de ensino, nela são armazenados registros administrativos, dados e documentos de alunos, funcionários e professores.  Além de ser a ponte intermediadora entre a família e a instituição, a secretaria também é responsável por apoiar o desenvolvimento do processo escolar por meio de processos administrativos.

Por ser a porta de entrada da escola, a secretaria deve compartilhar dos valores da instituição. Iniciativa, responsabilidade, cooperação, respeito e organização, são características primordiais para funcionários de secretarias escolares, que devem agir em sintonia com a orientação pedagógica e com a legislação para oferecer as melhores soluções para a instituição.

Por isso, é necessário que haja uma estrutura organizada para acolher os pais e, também, resolver questões burocráticas. Imagine se a documentação de um aluno se perde em meio a tanta papelada? O processo para recuperação do documento pode demandar muito tempo e dor de cabeça, sem contar que pode afetar o relacionamento com os pais e até gerar irregularidades.

Como manter tudo em ordem?

Muitas escolas possuem uma grande quantidade de alunos matriculados, sendo assim, a organização da documentação se torna mais complexa, mas não é uma tarefa impossível. Você pode começar agora mesmo a melhorar a organização e eficiência de sua secretaria escolar.

Tenha móveis adequados

Gavetas, armários e prateleiras são móveis que favorecem a organização e acesso aos documentos. Além disso, caixas organizadoras, pastas e bandejas, são muito úteis para arquivar documentos. A recomendação é dividir por ordem de frequência em que eles precisam ser acessados e separar os arquivos pendentes até que eles sejam resolvidos.

Catalogue tudo

Adote uma forma útil de catalogar os arquivos. Cada instituição tem uma forma de catalogar que funciona melhor, tudo depende das necessidades e demandas. Os documentos podem ser arquivados por tipo (boletins, matriculas, relatórios, históricos, etc), data ou por nome dos alunos (em ordem alfabética). Nesse caso, as etiquetas coloridas são ferramentas facilitadoras para diferenciar os tipos de pasta, desse modo será muito mais rápido encontrar o documento que precisa.

Mantenha a organização

A organização é um exercício diário, por isso não adianta investir em moveis, materiais e gastar dias catalogando, para estar tudo bagunçado na primeira semana de uso. Otimize o processo, documentos e materiais já utilizados devem ser devolvidos no local de origem e os que não serão mais utilizados devem ser descartados. Mantenha o ambiente organizado e limpo, lembre-se que a secretaria é a porta de entrada da escola, passe uma boa impressão.

Melhore a apresentação e o atendimento

Uma das principais funções da secretaria escolar é o atendimento e o relacionamento com a família dos alunos, por isso, é importante criar um espaço convidativo e acolhedor. Faça um mural com fotos de evento, calendário e informações. Além disso, é muito importante que os funcionários da secretaria escolar contribuam para solucionar problemas burocráticos, e encaminhá-los a coordenação pedagógica quando necessário.

Invista em tecnologia

Implementar todas essas ações na secretaria escolar, é uma tarefa que demanda tempo e dedicação, mas hoje já existem diversas tecnologias que podem contribuir para a organização do espaço escolar e facilitar a vida do funcionário.

O sistema de gestão escolar permite organizar funções administrativas da secretaria escolar, a emissão de boletins, históricos e certificados, permitindo que sejam solicitados de forma online.

A implementação de um sistema de gestão escolar diminui a utilização de papel e espaço físico, além de otimizar o trabalho dos funcionários da secretaria. Para os pais, o sistema permite o acesso a informações como notas, faltas, horários de entrada e saída das aulas, e, também, a emissão de boletos, matriculas e outras informações.

Como aperfeiçoar sua secretaria escolar com a SAE+C

A SAE+C possui um sistema completo e automatizado para melhorar a gestão dos processos de sua secretaria escolar, garantindo melhora na organização dos documentos, no atendimento e na comunicação com os pais.

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